GESTIÓN DE PERSONAL
La Gestión de Personal HK, más que una aplicación de nóminas, es una herramienta completa de ayuda al departamento de Recursos Humanos tanto en el orden de obtener documentos oficiales u obligatorios (Recibos salariales, Seguros Sociales, IRPF, ...), como administrativos, (Resúmenes, Imputaciones Contables, Certificados, etc.) desarrollada tecnicamente con una base de datos relacional en entorno visual (Windows) en versiones mono/multi-empresa, mono-usuario y en Red y módulos opcionales.
Como características principales de la gestión podemos reseñar las siguientes:
En el mismo programa los siguientes regímenes de cotización: General, Mar Agrario, Autónomos, Empleados de Hogar, Artistas y Representantes de Comercio.
- Multi-empresa, permite la gestión de hasta 9.999 empresas, pudiendo particularizar, si lo desea los ficheros y tablas generales por cada una de ellas.(Cotizaciones, Conceptos, Contrataciones, Categorías, etc) y poder efectuar copias de seguridad sobre otra de forma inmediata.
- Con la opción de Históricos, mantiene "on-line" todos los procesos emitidos de nómina teniendo acceso inmediato a cualquier mes o año procesado, sin limitación.
- Por cada empresa se permite incluir hasta 999 Centros de Trabajo, Secciones o Departamentos al objeto de particularizar condiciones de convenios, o contratación, ordenación de documentos y obtención de resultados contables o estadísticos.
- En cada Centro de Trabajo se aplican sus propias condiciones de convenio , número de patronal, pagos de enfermedad y accidente con sus complementos, festividades, pagas extraordinarias y deducciones por absentismo, cálculo de antigüedades, etc. Y para el Régimen del Mar, el Grupo de cotización, Modalidad de pesca, matrícula de de embarcación, etc.
- El acceso al mantenimiento de todos los ficheros y tablas oficiales podria hacerlo el propio usuario, sin necesidad de intervención informática o técnica. (Porcentajes de Cotización, Grupos o Tarifas, Epígrafes, Tipos de Contratación, Entidades de Accidentes de Trabajo, etc.)
- Inclusión o modificación de valores o tablas de convenio de forma genérica, permitiendo que con una sola incidencia se modifiquen todos los valores personales afectados. (Plus de Asistencia, Horas Extras, Kilometraje, tablas salariales, etc.)
- Las valoraciones pueden efectuarse para 999 convenios independientes.
- Cálculo de Conceptos de pago o descuento mediante Fórmulas aritméticas a poder incluir por el propio usuario, en función de: valores externos, constantes, valores unitarios o importes totales de otros conceptos, etc, pudiendo aplicarse o no, en función del cumplimiento de condicionantes a establecer. (Cálculo automático de retribuciones en especie por préstamos concedidos, retenciones judiciales, horas extras, excesos de retribuciones, etc ...)
- Tablas y Fórmulas de valoración de conceptos de doble entrada, incluyendo la valoración automática según antigüedad del trabajador: bienios, trienios, ... .
- Valoración de los Conceptos de pago o descuento, automáticamente, en función de su categoría económica.
- Valoración de Conceptos personales con preeminencia sobre la Categoría, y de éstos sobre los de cálculo automático.
- Cálculo automático de la Antigüedad con hasta dos tipos de módulos, (por años, bienios, trienios, cuatrienios, quinquenios, bienios y quinquenios, etc.) actualizando las valoraciones sin ningún tipo de intervención por parte del usuario, incluso para casos de valores en función de la Categoría y Antigüedad del trabajador. Teniendo en cuenta en cada momento la fecha del proceso.
- Cálculo automático del Porcentaje de Retención por el IRPF, tanto para personal de nueva contratación como por revisiones salariales, o cambios de tablas de retenciones, bien sea a primeros de año como a partir de cualquier mes respetando posibles peticiones personales de aumentos de retención, etc., con según el algoritmo de cálculo de la AEAT.
- Cálculo automático del pago y deducción a la Seguridad Social de los procesos de Enfermedad, con la simple indicación de fechas desde y hasta del periodo.
- Cálculo automático del pago al personal de los complementos por convenio de enfermedad, por varios posibles métodos con indicación de los conceptos que lo integran y la simple indicación de fechas desde y hasta del periodo.
- Cálculo automático del pago al personal y deducción a la Entidad de Accidentes de Trabajo de los accidentes laborales o enfermedades profesionales, con la indicación de fechas desde y hasta del periodo.
- Cálculo automático del pago al personal de los complementos por convenio de accidente, por varios posibles métodos.
- Gestión de los procesos de Maternidad.
- Cálculo automático de las Pagas Extraordinarias por distintos métodos y proporciones en función del periodo devengado con indicación libre de los conceptos que las componen, el posible pago según categoría o bien, mediante una fórmula aritmética. Se pueden incluir hasta nueve pagas extras.
- Las Pagas Extras pueden calcularse por tres métodos:
Por días.
Según categoría.
Por fórmula a definir.
- Pueden imprimirse en un solo concepto, como es habitual, o desglosada en sus componentes. O prorratearse mensualmente, con o sin inclusión de vacaciones y/o despido.
- Cálculo automático de la liquidación por finiquito de las Pagas Extraordinarias en función de la fecha de devengo y de la fecha de pago, teniendo en cuenta aquellas liquidaciones cuya fecha de baja es posterior a la fecha de devengo y no se ha efectuado aún su pago.
La liquidación puede efectuarse detallando paga a paga o resumida.
- Cálculo automático del pago de las Vacaciones por días con indicación de los elementos o conceptos que lo integran, por valor fijado por categoría o formulación.
- Cálculo automático de la liquidación por las vacaciones no disfrutadas teniendo en cuenta las ya efectuadas. Con cotización complementaria a la Seguridad Social y distintas posibilidades de establecimiento del periodo de liquidación (primeros de año, alta del trabajador, etc).
- Cálculo automático de la indemnización por Despido, según tipos de contratos.
- Cálculo y gestión de hasta tres Préstamos personales por trabajador, descontando en nómina y llevando el saldo pendiente hasta su total liquidación, con descuentos mensuales o en Pagas Extras.
- Cálculo automático de Retenciones Judiciales por hasta tres métodos. De acuerdo con el Artº 1451 de la antigua LEC o el Artº.607 de la nueva Ley de Enjuiciamiento Civil, a plazos determinados o importe fijo.
- Control de Bases y Retenciones del IRPF de rendimientos ordinarios, irregulares, atrasos, en especie o sin retención por suplidos y despido.
- Cálculo de la nómina a partir de un LIQUIDO final, pudiendo ser el concepto de complemento elegido cotizable para IRPF, Seguridad Social, Accidentes de Trabajo, Horas Extras Normales o Estructurales o una combinación de cualquiera de ellos.
- Cálculo de complementos salariales para la obtención de un BRUTO fijado.
- Desde la ficha de Personal se accede a toda la información disponible, tanto de datos personales, (fotografías, curriculum vitae, documentos gráficos, certificados aportados, etc.), opciones para la valoración económica, historial, nóminas anteriores, vida laboral, etc.- Verificación de los dígitos de control del Número de Afiliación de la Seguridad Social del trabajador y Número de Patronal de la empresa.
- Verificación de la letra control del N.I.F. del trabajador y C.I.F. de la Empresa.
- Verificación de los dígitos de control de cuentas bancarias (c.c.c.)
- Tablas de bancos con los que operan en la provincia
- Agenda de Vencimientos, para el control de expiraciones o renovaciones de contratos, cambios de categorías, fechas de interés, etc. e Historial..
- Control de caducidad de cursos y titulaciones, (primeros auxilios, contraincendios, prevención riesgos laborales, manipulador alimentos, etc...)
- Acceso desde datos de la Empresa a los Centros, Personal y desde este a todas las pantallas de valoraciones.
- Calendario semanal para contratos a tiempo parcial por horas.
- Consulta desde la ficha del propio trabajador, de todas las nóminas emitidas.
- Fichero de cotizaciones mensuales efectuadas a lo largo de su vida laboral.
- Control de absentismo por periodos de Enfermedad, Accidente, Maternidad, Huelgas o Faltas injustificadas con posibilidad de deducción en las pagas extraordinarias.
- Utilidades para copia de datos de trabajadores, centros, categorías, convenios, etc.
- Resúmenes de nómina por trabajador y conceptos del mes y entre fechas.
- Resúmenes de nóminas por conceptos, del mes y entre fechas.
- Certificados de Empresa (INEM).
- Certificados de Retenciones del IRPF.
- Entregas a Cuenta por el IRPF y el IRNR-no residentes- (110, 111,216)
- Declaraciones anuales IRPF, IRNR, D.Foral Vizcaya (190, 296, T10)
- Soporte magnético validado del resumen anual.
- Impresión de 110 y 190 en hojas en blanco, en impresora láser por conexión con los programas informáticos de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.
- Posibilidad de incluir percepciones de Profesionales, Consejeros, Retenciones de Actividades Agrícolas - Ganaderas, al objeto de incluirlos en los Modelos 110 de retenciones y pagos a cuenta.
- Presentación telemática "por lotes". Permite la presentación telemática "por lotes" de las declaraciones mencionadas y la liquidación de las Entregas a Cuenta (110) a través de la web de la AEAT. Para ello el programa genera el fichero de Liquidaciones a presentar y el de Solicitudes de NRCs al Banco remesador que ha de efectuar el ingreso en la cuenta de la AEAT y el cargo oportuno en la del sujeto pasivo. La entidad bancaria envia Respuestas codificadas a las mismas, con la aceptación o indicando el código de error oportuno. Las Respuestas se listan y procesan para generar las NRCs definitivas para la AEAT. Al conectar con la web (https//:aeat.es) se envian Liquidaciones y NRCs.
Otras características de la aplicación de Personal son las siguientes:
- La emisión y control de Anticipos salariales, a deducir automáticamente de la nómina mensual, con posibilidad de repetir los recibos, formas de pago independiente o no al de la nómina mensual; por ejemplo, puede pagarse la nómina mediante una Transferencia bancaria, y el anticipo por un cheque o pagaré, etc.
- Consultas por pantalla y modificación de las nóminas antes de la emisión de los Recibos de Haberes.
- Repetición de Recibos de Haberes cuantas veces sea necesario.
- Emisión de Cheques bancarios o Pagarés.
- Emisión de Modelos de Comunicaciones de Contratación.
- Relaciones de Transferencias bancarias a través o no de un banco remesador, incluso por cada Centro de Trabajo y generación de soporte magnético (Cuaderno 34 del Consejo Superior Bancario) para su envio a la entidad bancaria (disquete o a través de banca electrónica).
- Desglose de Moneda para los pagos de anticipos o nóminas por Caja.
- Relleno de cualquier modelo de Recibos de Haberes y Recibos Oficial de Salarios estándar modificables o creados por el usuario. Puede diseñar cualquier modelo.
- Utilización de distintos modelos de recibos en el mismo proceso. Para impresoras Láser puede imprimir sobre papel blanco A4 directamente ya que la aplicación genera el propio formato oficial de recibo de salarios.
- Modelos de Cheques modificables o generados por el usuario, y posibilidad de emitirlos en más de un modelo.
- Opción de Traspaso de asientos contable a una aplicación de Contabilidad.
- Modelos de Seguros Sociales ( TC-2, TC-2/5, TC-2/8, TC2/1, TC1, TC1/16,TC1/8) definibles por el usuario. Puede usar cualquier modelo existente en el mercado.
- Modelos de Justificantes Jornadas Trabajadas (TC-18) definible por el usuario. (en desuso)
- Modelos de Retenciones a cuenta del IRPF y Declaración anual (110-111 y 190-191) definibles por el usuario.
- Modelos de Retenciones a cuenta del IRNR (no residentes) y Declaración anual (216 y 296) definibles por el usuario.
- Presentación Telemática de Declaraciones a la Agencia Tributaria (110, 111, 216, 296)
- Repetición de cualquier proceso cuantas veces desee.
- Proceso de Actualización y Desactualización de Nóminas. Mantiene todos los procesos "on line" permitiendo modificaciones de procesos anteriores sin necesidad de restaurar copias de seguridad.
- Ficheros históricos de nóminas que permiten la consulta o ejecución de procesos de nóminas ya emitidas, sin limitación (Puede repetir Seguros Sociales, Recibos de Haberes, Resúmenes, etc. de cualquier mes o ejercicio anterior).
- Datos de Personal histórico, que permite la repetición de procesos anteriores (o diferencias de convenio) manteniendo los datos económicos existentes en cada momento.
RÉGIMEN DEL MAR: Contempla la cotización de los Grupos 1º, 2ºA, 2ºB y 3ºsegún modalidades de pesca.
Permite la liquidación de varias mareas a lo largo del mes y su resumen mensual a los efectos de su cotización, Mareas intermensuales con liquidaciones complementarias a la Seguridad Social. Siendo para estos casos muy útil la gestión de fórmulas para el cálculo de las mismas.
FACILIDAD DE USO
El fácil manejo de la aplicación permite ser utilizada por usuarios sin conocimientos informáticos especiales, a través de barras de menús e iconos de acceso directo a opciones esenciales.
Para el conocimiento de la aplicación y la consulta de codificaciones, se dispone de ayudas al usuario, unas explicativas sobre el uso o posibilidades de la opción o contenido de campo, y búsqueda y selección de registros codificados en Ficheros o Tablas, evitando así el uso de listados de ficheros o manuales. En cualquier parte del programa, al posicionarse encima del campo o icono, tendrá información del contenido o de la utilización del campo en el que está situado.
Para aquellos campos que requiera una codificación (Ficheros de Centros de Trabajo, Personal, Tablas, etc. ) podrá consultar el fichero correspondiente y seleccionar un determinado registro.
OTRAS OPCIONES:
PARTES DE TRABAJO:
Permite la introducción de Partes diarios del trabajador imputando a tareas u órdenes de trabajo el tiempo realmente trabajado en cada una, o la correspondiente incidencia de Faltas, Enfermedad, Accidente, Vacaciones, etc. traspasando estos datos a la Nómina del mes para su proceso.
Tambien puede usarse para la distribución de costes en función de porcentajes o proporciones para su imputación contable o analítica.
En el proceso de la nómina del mes obtiene el coste a distribuir para la generación de informes sobre los costes reales del personal o los de una obra o tarea, orden de trabajo, sección, unidad de producción, etc.
Es un módulo totalmente indicado en empresas que trabajan bajo presupuestos, (Órdenes de trabajo) o donde se precise el conocimiento de costes reales de mano de obra (Costes de faenas, cultivos, etc en el Régimen Agrario) o análisis de los costes de producción.
GENERADOR DE INFORMES:
Permite la obtención de cualquier listado, informes, resúmenes o estadísticas, y etiquetas, partiendo de la base de datos relacional de la aplicación (Personal, Centros de Trabajo, Nóminas del mes, etc. ), diseñados por el propio usuario, de forma que los informes repetitivos puedan fijarse como opciones propias dentro del mismo menú, modificarse o anularse.
El generador ofrece las siguientes posibilidades:
- Selección de campos a listar.
- Elección de orden de listado por hasta cinco niveles.
- Rupturas de control por páginas.
- Selección de registros mediantes condicionantes lógicas.
- Permitir totalizar campos o registros, con subtotales por niveles.
- Inclusión de fórmulas aritméticas para el cálculo de nuevos campos.
- Emisión de ETIQUETAS con selección de campos y DISEÑO del formato.
- Generación de Ficheros ASCII o DBF con los campos seleccionados
GENERADOR DE DOCUMENTOS:
Es un cómodo procesador de textos que permite el relleno de documentos pre-impresos TA-2, P1, Ofertas de Empleo, etc. Contratos, Prórrogas, Certificados, Cartas, carátulas de expedientes, o incluso para las comunicaciones o circulares al personal.
El Generador de Documentos consta de dos partes, el editor, para combinar textos y datos de ficheros y una serie de preguntas interactivas a responder en el momento de la impresión. Los campos de la base de datos se encuentran en una ayuda on-line para su selección. Permite la agrupación de documentos por tipos y el encadenamiento de modelos en la impresión y la impresión selectiva de los textos previamente editados, ya sea directamente o a través de la selección que pudiera efectuarse con el Generador de Informes.
DIFERENCIAS DE CONVENIO:
Es un módulo que permite el cálculo y emisión de atrasos, con dos métodos de proceso.
Uno, detallado, con el recálculo de nóminas anteriores con valoraciones de tablas o categorías actualizadas con los importes del nuevo convenio, en procesos paralelos. Se generan automáticamente a partir de los ficheros históricos de incidencias, permitiendo la emisión de Recibos de Haberes,
Resúmenes, Informes, etc., de los nuevos importes completos, a partir de estos se calculan las Diferencias entre la nueva y anterior nómina, mes a mes, proceso a proceso, recopilandose posteriormente en un proceso de resumen de Atrasos. Los Seguros Sociales se liquidan por la diferencia real entre las cotizaciones efectuadas, y las actuales, no generando cotizaciones extras por excesos de topes.
El otro, por aplicación de incrementos porcentuales o lineales a cada uno de los conceptos seleccionados en un periodo determinado. Generado el cálculo total de los atrasos, se distribuye en los distintos meses aplicados para generar las cotizaciones mensuales a la Seguridad Social.
Las Relaciones Nominales de Trabajadores (TC-2) y/o Liquidaciones pueden efectuarse mes a mes o de forma resumida.
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